Henkilöstöturvallisuus maksaa pienelle yritykselle tyypillisesti muutamista sadoista euroista vuodessa aina useampiin tuhansiin euroihin, riippuen yrityksen koosta, toimialasta ja valitusta toteutustavasta. Kustannustaso on kuitenkin huomattavasti pienempi kuin se taloudellinen vahinko, jonka puutteellinen henkilöstöturvallisuus voi aiheuttaa. Alla käymme läpi, mistä kustannukset muodostuvat, mitä ne käytännössä tarkoittavat ja miten voit tehdä viisaan päätöksen oman yrityksesi kannalta.
Mistä henkilöstöturvallisuuden kustannukset muodostuvat?
Henkilöstöturvallisuuden kustannukset muodostuvat useista eri osa-alueista: taustatarkistuksista, perehdytyksestä, koulutuksesta, ohjeistuksista ja mahdollisista teknisistä ratkaisuista. Kustannusten kokonaismäärä riippuu siitä, kuinka kattavasti yritys haluaa hallita henkilöstöriskejä ja millä tasolla turvallisuustoimenpiteet toteutetaan.
Käytännössä kustannukset jakautuvat karkeasti kolmeen kategoriaan:
- Ennaltaehkäisevät toimet: Rekrytointivaiheessa tehtävät taustatarkistukset, luotettavuusarvioinnit ja viitekyselyt. Nämä ovat usein kertaluonteisia kustannuksia, mutta niillä on merkittävä vaikutus pitkän aikavälin riskitasoon.
- Koulutus ja ohjeistus: Henkilöstön turvallisuusperehdytys, tietoturvaohjeistukset sekä säännölliset koulutukset. Koulutuksen hinta vaihtelee sen mukaan, järjestetäänkö se sisäisesti vai ostetaanko se ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.
- Jatkuva hallinta: Turvallisuuspolitiikkojen ylläpito, salassapitosopimusten päivitys ja mahdollisten poikkeamatilanteiden käsittely. Nämä ovat toistuvia, mutta usein pieniä kuluja.
Pienelle yritykselle merkittävin kustannuserä on usein aika, ei raha. Turvallisuuskäytäntöjen rakentaminen ja ylläpito vaatii osaamista, jota ei välttämättä löydy talon sisältä.
Paljonko henkilöstöturvallisuus maksaa käytännössä?
Henkilöstöturvallisuuden hinta pienelle yritykselle vaihtelee käytännössä muutamasta sadasta eurosta vuodessa useampaan tuhanteen, riippuen toimialasta ja valituista toimenpiteistä. Taustatarkistus yhtä henkilöä kohden maksaa tyypillisesti kymmeniä euroja, kun taas kattava turvallisuuskoulutus koko henkilöstölle voi nousta sadoista euroista ylöspäin.
Yksittäisten toimenpiteiden hintahaarukka
Yksittäinen taustatarkistus maksaa yleensä muutamia kymmeniä euroja per henkilö. Jos yrityksessä rekrytoidaan vuodessa kymmenen henkilöä, pelkät taustatarkistukset voivat tarkoittaa muutamaa sataa euroa vuodessa. Turvallisuuskoulutus, joka kattaa esimerkiksi tietoturvan perusteet ja salassapitovelvollisuuden, voi maksaa ulkoistettuna muutamia satoja euroja per koulutuskerta.
Kokonaiskustannus suhteessa yrityksen kokoon
Viiden hengen yritykselle kustannustaso voi olla muutamia satoja euroja vuodessa, jos turvallisuustoimenpiteet ovat kevyitä ja osa tehdään itse. Kymmenen tai useamman hengen yritykselle, jossa käsitellään arkaluonteista tietoa tai toimitaan säännellyillä toimialoilla, realistinen vuosibudjetti henkilöstöturvallisuudelle on usein tuhansia euroja. Turvallisuuspalveluiden hinta ulkoistettuna on kuitenkin usein kilpailukykyinen verrattuna siihen, mitä oman asiantuntijan palkkaaminen maksaisi.
Mitä tapahtuu, jos henkilöstöturvallisuuteen ei investoida?
Jos henkilöstöturvallisuuteen ei investoida, yritys altistuu merkittäville taloudellisille, oikeudellisille ja maineeseen liittyville riskeille. Tietovuodot, sisäinen väärinkäyttö tai rekrytointivirheet voivat aiheuttaa kustannuksia, jotka ovat moninkertaiset verrattuna ennaltaehkäisevien toimenpiteiden hintaan.
Konkreettisia seurauksia puutteellisesta henkilöstöturvallisuudesta ovat muun muassa:
- Luottamuksellisen tiedon vuotaminen kilpailijoille tai ulkopuolisille tahoille
- Tietosuoja-asetuksen rikkominen ja siitä seuraavat sanktiot
- Sisäinen varkaus tai taloudellinen väärinkäyttö
- Asiakassuhteiden vahingoittuminen ja mainehaitta
- Pitkittyneet oikeusprosessit, jotka sitovat resursseja
Pk-yrityksissä riskienhallinta jää usein vähälle huomiolle, koska resurssit ovat rajalliset ja turvallisuusuhat tuntuvat kaukaisilta. Todellisuudessa pienet yritykset ovat usein haavoittuvaisempia kuin suuret, koska prosessit ovat epämuodollisempia ja valvontamekanismeja on vähemmän. Yksikin vakava henkilöstöturvallisuusongelma voi olla pienelle yritykselle kohtalokas.
Kannattaako henkilöstöturvallisuus ulkoistaa vai hoitaa itse?
Henkilöstöturvallisuuden ulkoistaminen kannattaa useimmille pienille yrityksille, koska se tuo ammattimaisen osaamisen käyttöön ilman tarvetta palkata omaa asiantuntijaa. Itse hoitaminen on mahdollista, mutta vaatii aikaa, osaamista ja ajantasaista tietoa lainsäädännöstä sekä parhaista käytännöistä.
Itse hoitamisen etuna on kustannustehokkuus silloin, kun toiminta on pienimuotoista ja riskit ovat rajattuja. Haittana on se, että turvallisuusosaaminen vanhenee nopeasti ja oman työn ohessa on vaikea pysyä ajan tasalla kaikista vaatimuksista. Lisäksi sisäinen sokeus, eli se, että omat toimintatavat tuntuvat normaaleilta, voi estää näkemästä todellisia haavoittuvuuksia.
Ulkoistamisen selkeimmät hyödyt pienelle yritykselle ovat:
- Asiantuntemus ilman rekrytointia: Saat käyttöösi laajan osaamisen ilman kokopäiväisen asiantuntijan palkkaamisesta aiheutuvia kustannuksia.
- Ennakoitavat kustannukset: Ulkoistettu palvelu on helpompi budjetoida kuin sisäiset, vaikeasti ennakoitavat kulut.
- Nopea reagointi: Ammattimaisella kumppanilla on prosessit valmiina, jolloin poikkeamatilanteisiin reagoidaan nopeasti.
- Vapaus keskittyä ydinliiketoimintaan: Kun turvallisuusasiat ovat osaavissa käsissä, johto voi keskittyä siihen, missä se on parhaimmillaan.
Me Takanalla autamme pk-yrityksiä rakentamaan henkilöstöturvallisuuden käytännöt, jotka ovat oikeassa suhteessa yrityksen kokoon ja todellisiin riskeihin. Kokonaisvaltainen lähestymistapa tarkoittaa, että turvallisuusjohtamisesta tulee hallittavaa eikä se kuormita arjen pyörittämistä.