Henkilöstöturvallisuusselvitys on pakollinen silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa työnantajan teettämään sen tiettyihin tehtäviin rekrytoitavista henkilöistä. Velvoite koskee erityisesti turvallisuusluokiteltuja tehtäviä, kriittistä infrastruktuuria sekä tehtäviä, joissa käsitellään arkaluonteista tietoa tai merkittäviä taloudellisia arvoja. Alla käymme läpi, kenelle selvitys voidaan tehdä, milloin se on lakisääteinen, mitä eroja selvitystasoilla on ja miten prosessi etenee käytännössä.
Kenelle henkilöstöturvallisuusselvitys voidaan tehdä?
Henkilöstöturvallisuusselvitys voidaan tehdä henkilölle, joka hakee tai on siirtymässä tehtävään, jossa hänellä on pääsy arkaluonteisiin tietoihin, merkittäviin taloudellisiin resursseihin tai kriittisiin järjestelmiin. Selvitys edellyttää aina kohdehenkilön kirjallista suostumusta, eikä sitä voida tehdä ilman sitä.
Käytännössä selvityksen kohteena voivat olla työnhakijat, nykyiset työntekijät sekä alihankkijat tai muut ulkopuoliset henkilöt, jotka toimivat organisaation kannalta herkissä rooleissa. Selvitys ei ole rajoitettu vain vakituisiin työsuhteisiin, vaan se voidaan tehdä myös määräaikaisiin tai projektiluonteisiin tehtäviin, jos tehtävän luonne sitä edellyttää.
On tärkeää huomata, että selvitys kohdistuu aina tehtävään eikä henkilöön sinänsä. Työnantajan on pystyttävä perustelemaan, miksi juuri kyseinen tehtävä edellyttää selvityksen tekemistä. Tämä suojaa sekä työnantajaa että selvityksen kohdetta varmistamalla, että henkilötietoja käsitellään oikeasuhteisesti ja lainmukaisesti.
Milloin työnantaja on lain mukaan velvollinen teettämään selvityksen?
Työnantaja on lain mukaan velvollinen teettämään henkilöstöturvallisuusselvityksen silloin, kun tehtävä kuuluu turvallisuusselvityslain (726/2014) soveltamisalaan. Velvoite syntyy erityisesti silloin, kun tehtävässä käsitellään turvallisuusluokiteltua tietoa, toimitaan viranomaisen tai yrityksen kriittisessä toiminnossa tai tehtävä on erikseen nimetty selvitystä edellyttäväksi.
Lakisääteinen velvoite koskee tyypillisesti seuraavia tilanteita:
- Tehtävät, joissa käsitellään viranomaisten turvallisuusluokiteltua tietoa
- Kriittisen infrastruktuurin ylläpitoon tai hallintaan liittyvät roolit
- Tehtävät puolustus-, turvallisuus- tai tiedustelualan organisaatioissa
- Julkisyhteisöjen tai niiden alihankkijoiden tietyt vastuulliset tehtävät
Vaikka selvitys ei kaikissa tilanteissa olisi lakisääteisesti pakollinen, työnantajalla voi olla harkintavaltaan perustuva oikeus teettää se vapaaehtoisesti esimerkiksi merkittävässä taloudellisessa vastuussa oleviin tehtäviin. Tällöinkin henkilön suostumus on välttämätön, ja selvityksen on oltava suhteessa tehtävän riskitasoon. Riskienhallinta henkilöstön osalta on osa laajempaa turvallisuusjohtamisen kokonaisuutta, jossa ennaltaehkäisy on aina tehokkaampaa kuin jälkikäteinen reagointi.
Mitä eroa on perustason ja laajan henkilöstöturvallisuusselvityksen välillä?
Perustason henkilöstöturvallisuusselvitys kattaa henkilön perustiedot, kuten rikosrekisterin ja mahdolliset maksuhäiriömerkinnät, kun taas laaja selvitys ulottuu syvemmälle henkilön taustoihin, sidonnaisuuksiin ja taloudelliseen tilanteeseen. Selvitystason valinta perustuu tehtävän luonteeseen ja siinä käsiteltävien tietojen tai resurssien herkkyyteen.
Perustason selvitys
Perustason selvitys on tarkoitettu tehtäviin, joissa henkilöllä on rajattu pääsy arkaluonteiseen tietoon tai joissa riski on hallittavissa kevyemmällä taustatarkistuksella. Se kattaa tyypillisesti rikosrekisterin, luottotiedot sekä mahdolliset aiemmat turvallisuuspoikkeamat. Prosessi on suhteellisen nopea ja soveltuu hyvin esimerkiksi toimistoympäristöihin, joissa käsitellään liiketoiminnallisesti sensitiivistä mutta ei turvallisuusluokiteltua tietoa.
Laaja selvitys
Laaja henkilöstöturvallisuusselvitys tehdään tehtäviin, joissa henkilöllä on pääsy turvallisuusluokkaan kuuluvaan tietoon tai joissa hän toimii erityisen vastuullisessa roolissa kansallisen turvallisuuden tai kriittisen infrastruktuurin kannalta. Laaja selvitys voi sisältää myös ulkomaisia sidonnaisuuksia, lähipiiriä koskevia tietoja sekä syvemmän taloudellisen taustan arvioinnin. Suojelupoliisi (Supo) tekee Suomessa laajimmat selvitykset viranomaistehtävien osalta.
Miten henkilöstöturvallisuusselvitysprosessi etenee käytännössä?
Henkilöstöturvallisuusselvitysprosessi etenee käytännössä viidessä päävaiheessa: tarpeen arvioinnista ja suostumuksen hankkimisesta tietojen keruuseen, viranomaiskäsittelyyn, tuloksen toimittamiseen ja lopulta tehtäväpäätökseen. Koko prosessin kesto vaihtelee selvitystasosta riippuen muutamasta viikosta useampaan kuukauteen.
- Tarpeen arviointi: Työnantaja arvioi, edellyttääkö tehtävä selvitystä lain nojalla tai riskiarvion perusteella.
- Suostumuksen hankkiminen: Selvityksen kohteelta pyydetään kirjallinen suostumus ennen minkään tiedon keräämistä.
- Hakemuksen jättäminen: Työnantaja tai toimivaltainen viranomainen jättää selvityshakemuksen asianomaiselle taholle, kuten Suojelupoliisille tai Puolustusvoimille.
- Tietojen tarkistaminen: Selvittävä taho tarkistaa rekisteritiedot, mahdolliset sidonnaisuudet sekä muut tehtävän kannalta relevantit seikat.
- Tuloksen toimittaminen: Selvityksen tulos toimitetaan työnantajalle, joka tekee sen pohjalta rekrytointi- tai tehtäväpäätöksensä.
On keskeistä ymmärtää, että selvityksen tulos ei automaattisesti estä henkilön palkkaamista. Työnantaja arvioi tuloksen osana laajempaa kokonaisharkintaa, johon vaikuttavat tehtävän vaatimukset, havaittujen seikkojen vakavuus ja niiden yhteys tehtävässä vaadittavaan luotettavuuteen. Me Takanalla autamme yrityksiä rakentamaan henkilöstöturvallisuuden prosessit niin, että ne ovat sekä lainmukaisia että käytännöllisiä, jolloin turvallisuusjohtaminen tukee liiketoimintaa eikä hidasta sitä.