Turvallisuusselvitys ja taustatarkistus ovat kaksi eri asiaa: turvallisuusselvitys on viranomaisen tekemä, lainsäädäntöön perustuva selvitys henkilön luotettavuudesta salassa pidettäviin tehtäviin, kun taas taustatarkistus on työnantajan tai ulkopuolisen palveluntarjoajan toteuttama vapaamuotoisempi selvitys henkilön taustoista. Turvallisuusselvitys perustuu henkilöturvallisuusselvityslakiin ja edellyttää aina henkilön suostumuksen sekä viranomaiskäsittelyn, kun taas taustatarkistus voidaan toteuttaa kevyemmillä prosesseilla. Alla käymme läpi molempien sisällön, käyttötilanteet ja sen, voiko niitä yhdistää samassa rekrytointiprosessissa.
Mitä tietoja turvallisuusselvitys sisältää?
Turvallisuusselvitys on Suojelupoliisin tai puolustusvoimien tiedusteluosaston tekemä viranomaisselvitys, jossa arvioidaan henkilön luotettavuus turvaluokiteltuihin tai muuten arkaluonteisiin tehtäviin. Selvitys perustuu henkilöturvallisuusselvityslakiin, ja sen sisältö vaihtelee selvitystason mukaan.
Henkilöturvallisuusselvitys voidaan tehdä kolmella tasolla: perustaso, II taso ja I taso. Mitä korkeampi taso, sitä laajempi tietojenkeruu. Perustason selvityksessä tarkistetaan tyypillisesti rikosrekisteri sekä eräät muut viranomaisrekisterit. Ylemmillä tasoilla selvitys voi kattaa myös taloudellisen tilanteen, ulkomaiset sidonnaisuudet, turvallisuuspalvelujen rekisterit sekä mahdolliset lähipiirin tiedot.
Keskeistä on, että turvallisuusselvitys edellyttää aina henkilön kirjallista suostumusta. Selvitys tehdään työnantajan tai viranomaisen hakemuksesta, ja sen tulokset toimitetaan hakijalle, ei suoraan henkilölle itselleen. Prosessi on tarkoin säädelty, ja siinä noudatetaan tiukkoja tietosuojavaatimuksia.
Mitä tietoja taustatarkistus kattaa?
Taustatarkistus on työnantajan tai ulkopuolisen palveluntarjoajan toteuttama selvitys, jossa kerätään tietoa henkilön ammatillisesta historiasta, koulutuksesta ja muista relevanteista taustoista. Se ei perustu erityiseen viranomaisprosessiin, vaan sen laajuus ja sisältö määrittyvät työnantajan tarpeiden ja tietosuojalainsäädännön asettamien rajojen mukaan.
Tyypillinen taustatarkistus voi sisältää seuraavia osa-alueita:
- Työ- ja koulutushistorian varmistaminen
- Suositusten tarkistaminen aiemmilta työnantajilta
- Luottotietojen tarkistus (edellyttää henkilön suostumusta)
- Rikosrekisteriote tietyissä tehtävissä, kuten lasten kanssa työskentelyssä
- Julkisesti saatavilla olevien tietojen tarkistus
Taustatarkistus yrityksille on erityisen hyödyllinen rekrytoinnin riskienhallinnan välineenä. Se auttaa varmistamaan, että hakijan ilmoittamat tiedot pitävät paikkansa ja että henkilö soveltuu tehtävään myös luotettavuuden näkökulmasta. Taustatarkistuksen tekemiseen tarvitaan aina henkilön suostumus, ja kerättävien tietojen on oltava tehtävän kannalta perusteltuja.
Milloin tarvitaan turvallisuusselvitys ja milloin riittää taustatarkistus?
Turvallisuusselvitys tarvitaan silloin, kun tehtävä edellyttää pääsyä turvaluokiteltuihin tietoihin tai kun lainsäädäntö tai viranomainen sitä erikseen vaatii. Taustatarkistus riittää useimmissa yksityisen sektorin rekrytoinneissa, joissa halutaan varmistaa hakijan taustan luotettavuus ilman viranomaisprosessia.
Turvallisuusselvitys on tyypillisesti pakollinen tai suositeltava seuraavissa tilanteissa:
- Tehtävät, joissa käsitellään valtion salassa pidettäviä tietoja
- Tietyt puolustushallinnon, poliisin tai turvallisuusviranomaisten tehtävät
- Kriittisen infrastruktuurin ylläpitoon liittyvät roolit
- Kansainväliset tehtävät, joissa vaaditaan turvallisuusluokitusta
Taustatarkistus puolestaan soveltuu laajaan joukkoon yksityisen sektorin rekrytointitilanteita: finanssialan tehtävät, johtotehtävät, IT-ympäristöihin pääsyä edellyttävät roolit sekä tehtävät, joissa henkilöllä on pääsy arkaluonteiseen asiakas- tai liiketoimintatietoon. Turvallisuusjohtamisen näkökulmasta taustatarkistus on tehokas keino hallita rekrytointiriskejä ennen työsuhteen alkamista.
Käytännössä raja kulkee siinä, onko kyse viranomaisen edellyttämästä selvityksestä vai työnantajan omasta riskienhallinnasta. Epäselvissä tilanteissa kannattaa arvioida tehtävän kriittisyys ja siihen liittyvät tietoturvariskit ennen prosessin valintaa.
Voiko työnantaja teettää molemmat samalle henkilölle?
Kyllä, työnantaja voi teettää sekä turvallisuusselvityksen että taustatarkistuksen samalle henkilölle, jos tehtävän luonne sitä edellyttää. Prosessit ovat toisistaan riippumattomia, ja ne voivat täydentää toisiaan erityisesti vaativissa tai kriittisissä rooleissa.
Käytännössä taustatarkistus tehdään usein rekrytointiprosessin varhaisessa vaiheessa osana normaalia due diligence -arviointia. Turvallisuusselvitys käynnistetään puolestaan siinä vaiheessa, kun on selvää, että tehtävä edellyttää viranomaisen myöntämää turvallisuusluokitusta. Molemmissa prosesseissa henkilön suostumus on välttämätön.
On kuitenkin tärkeää huomata, että taustatarkistus ei korvaa turvallisuusselvitystä eikä päinvastoin. Ne palvelevat eri tarkoituksia: taustatarkistus tukee työnantajan omaa riskienhallintaa, turvallisuusselvitys täyttää lainsäädännölliset tai viranomaisvaatimukset. Yhdessä käytettynä ne muodostavat kattavan kuvan henkilön soveltuvuudesta ja luotettavuudesta.
Me Takanalla autamme yrityksiä rakentamaan selkeän prosessin taustatarkistusten ja turvallisuusarviointien ympärille niin, että rekrytointi etenee sujuvasti ja riskienhallinta pysyy hallinnassa alusta saakka.