Whistleblower-direktiivi ja Ilmoittajansuojelulaki: Miten Väärinkäytösilmoitukset Käsitellään Organisaatioissasi?
EU:n whistleblower-direktiivin voimaantulo on ollut merkittävä askel kohti avoimuuden ja eettisen toiminnan vahvistamista. Suomessa direktiivin ohjaama kansallinen lainsäädäntö tuli voimaan vuoden 2023 alussa, ja se on vaikuttanut suuresti organisaatioiden tapaan käsitellä väärinkäytösilmoituksia. Ilmoittajansuojelululain mukainen eettinen ilmoituskanava on nyt monille organisaatioille lain puitteissa pakollinen. Ilmoituskanava ja sen kautta tulevat ilmoitusten käsittely- ja tutkintaprosessit ovat myös tärkeä osa organisaation sosiaalista vastuuta ja luotettavuutta.
Mikä on Whistleblower-direktiivi ja Ilmoittajansuojelulaki?
Ilmoittajansuojelulaki, joka astui voimaan Suomessa 1.1.2023, velvoittaa merkittävää määrää organisaatioista perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytöksistä ilmoittamista varten. Lain mukaan yli 50 henkilön organisaatioilla on ollut siirtymäaika, joka päättyi vuoden 2023 loppuun mennessä. Julkisen sektorin organisaatioilla velvollisuus tuli voimaan välittömästi, ilman siirtymäaikaa.
Lain taustalla on halu suojella työntekijöitä, jotka ilmoittavat väärinkäytöksistä, kuten korruptiosta, ympäristövahingoista tai taloudellisista väärinkäytöksistä. Tavoitteena on varmistaa, että työntekijät voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä ilman pelkoa kostotoimenpiteistä.
Lain vaikutukset ja velvoitteet organisaatioille
Ilmoittajansuojelulain mukaan organisaatioiden, jotka työllistävät yli 50 henkilöä, tulee perustaa sisäinen ilmoituskanava. Kanavan tulee mahdollistaa luottamuksellinen ilmoittaminen, jossa ilmoittajan henkilöllisyys pysyy salassa. Ilmoittajien suojelun lisäksi kanavan tulee olla helposti saavutettavissa kaikille organisaation sidosryhmille, kuten työntekijöille, entisille työntekijöille, työnhakijoille, alihankkijoille ja jopa osakkeenomistajille. Lisäksi laki edellyttää, että organisaatiot luovat prosessit ilmoitusten käsittelyyn ja määrittävät vastuuhenkilöt, jotka vastaavat ilmoitusten käsittelystä. Organisaatioiden tulee myös tiedottaa ilmoituskanavasta henkilökunnalleen ja muille sidosryhmille.
Ilmoitusten käsittely ja luottamuksellisuus
Whistleblower-ilmoitusten käsittely on tärkeä osa organisaation toimintaa. Puutteellisesti tai suoraan väärin käsitelty ilmoitus voi aiheuttaa merkittävää mainehaittaa, ja jopa laillisia seurauksia organisaatiolle. Lain mukaan ilmoitukset tulee käsitellä luottamuksellisesti ja ilmoittajan henkilöllisyys tulee pitää salassa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituskanavan tulee olla rakennettu siten, että ainoastaan ne henkilöt, jotka ovat oikeutettuja käsittelemään ilmoituksia, voivat saada niitä käsiteltäväkseen.
Käytännön askeleet ilmoituskanavan perustamiseen:
- Valitse tai rakenna tekninen ratkaisu: Organisaatioiden tulee valita tai räätälöidä ilmoituskanava, joka täyttää lain vaatimukset. Monille organisaatioille on kustannustehokasta käyttää valmista ilmoituskanavapalvelua, kuten Keskuskauppakamarin tarjoamaa palvelua.
- Laadi prosessit ja nimeä vastuuhenkilöt: Organisaation tulee luoda selkeät prosessit ilmoitusten käsittelyyn. Vastuuhenkilöiden tulee olla koulutettuja ja valmiita käsittelemään ilmoituksia tehokkaasti ja oikein.
- Tietosuoja ja vaikutustenarviointi: Organisaatioiden tulee laatia tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (DPIA) ennen ilmoituskanavan käyttöönottoa. Tämä varmistaa, että ilmoitusten käsittely noudattaa tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
- Huomioi yhteistoimintamenettelyt: Ilmoituskanavan käyttöönotto edellyttää myös yhteistoimintamenettelyjä työpaikoilla, mikä on huomioitava ennen kanavan lanseerausta.
Lain kattavuus ja korkean riskin toimialat
Ilmoittajansuojelulaki koskee laajasti sekä yksityisen että julkisen sektorin organisaatioita. Yksityisellä sektorilla laki koskee esimerkiksi yrityksiä, säätiöitä, osuuskuntia ja voittoa tavoittelemattomia yhteisöjä. Julkisella sektorilla laki kattaa muun muassa valtion, kunnat, yliopistot ja muut julkiset toimijat.
Erityisesti korkean riskin toimialoilla, kuten finanssialalla, ympäristöhallinnassa ja terveydenhuollossa, on erityisiä vaatimuksia ilmoituskanavan perustamisesta, riippumatta organisaation koosta.
Miten Ilmoittajansuojelulaki vaikuttaa sinun organisaatioosi?
Ilmoittajansuojelulain mukaiset velvoitteet koskevat kaikkia organisaatioita, joilla on yli 50 työntekijää. Tämä tarkoittaa, että vaikka et olisi vielä perustanut ilmoituskanavaa, nyt on aika tehdä se. Lain voimaantulon jälkeen moni organisaatio on jo ottanut käyttöönsä toimivan ilmoituskanavan, mutta on tärkeää varmistaa, että prosessit ovat ajantasaisia ja ilmoittajien yksityisyydensuoja on riittävästi taattu.
Lopuksi, vaikka ilmoittajansuojelulaki tuo mukanaan monia velvoitteita, se myös parantaa organisaation uskottavuutta ja vastuullisuutta. Oikein toteutettuna, ilmoituskanava voi tuoda esiin arvokasta tietoa väärinkäytöksistä ja auttaa estämään tulevia ongelmia, jotka voisivat vaikuttaa organisaation maineeseen ja toimintaan.
Ilmoittajansuojelulain vaatimusten täyttäminen on siis paitsi lakisääteinen velvollisuus, myös tärkeä osa organisaation eettistä toimintakulttuuria.