Turvallisuuspalvelut integroidaan osaksi henkilöstöstrategiaa kytkemällä turvallisuusjohtaminen suoraan HR-prosesseihin: rekrytointiin, perehdytykseen, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvoinnin hallintaan. Näin turvallisuus ei jää erilliseksi toiminnoksi vaan tukee koko organisaation toimintakykyä. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, joihin jokaisen turvallisuudesta ja henkilöstöstä vastaavan kannattaa tutustua.
Mitä hyötyä turvallisuuspalvelujen integroinnista henkilöstöstrategiaan on?
Turvallisuuspalvelujen integrointi henkilöstöstrategiaan vähentää henkilöstöriskejä, parantaa työn sujuvuutta ja vahvistaa työnantajamielikuvaa. Kun turvallisuus on sisäänrakennettu osaksi henkilöstöjohtamista, ongelmat havaitaan ja ratkaistaan ennen kuin ne eskaloituvat. Tämä säästää resursseja ja luo henkilöstölle turvallisemman työympäristön.
Käytännön hyödyt näkyvät monella tasolla. Henkilöstö sitoutuu paremmin organisaatioon, kun se kokee työnantajan huolehtivan sen turvallisuudesta kokonaisvaltaisesti. Sairauspoissaolot vähenevät, kun työtapaturmia ja uhkatilanteita ehkäistään ennalta. Lisäksi yritys täyttää helpommin lakisääteiset velvoitteensa, kuten työturvallisuuslain vaatimukset, kun turvallisuusprosessit on integroitu osaksi normaalia HR-toimintaa.
Strategisella tasolla yritysturvallisuuden ja henkilöstöstrategian yhteensovittaminen tukee myös johtamista: päätöksenteko helpottuu, kun turvallisuustieto on saatavilla osana laajempaa henkilöstödataa eikä hajallaan erillisissä järjestelmissä.
Miten turvallisuusjohtaminen ja HR-prosessit kytkeytyvät toisiinsa?
Turvallisuusjohtaminen ja HR-prosessit kytkeytyvät toisiinsa erityisesti neljässä kohdassa: rekrytoinnissa, perehdytyksessä, osaamisen kehittämisessä ja poissaolojen hallinnassa. Näissä prosesseissa turvallisuusnäkökulma on luontevimmin läsnä, ja sen huomioimatta jättäminen aiheuttaa suurimmat riskit.
Rekrytointi ja perehdytys
Rekrytointivaiheessa riskienhallinta henkilöstön osalta tarkoittaa esimerkiksi taustatarkistusten tekemistä ja tehtävän turvallisuusvaatimusten selkeää viestimistä hakijalle. Perehdytyksessä taas on kriittistä, että uusi työntekijä saa heti alusta alkaen selkeän kuvan yrityksen turvallisuuskäytännöistä, toimintaohjeista ja vastuista. Puutteellinen perehdytys on yksi yleisimmistä syistä siihen, miksi turvallisuuspoikkeamia tapahtuu ensimmäisten työkuukausien aikana.
Osaamisen kehittäminen ja poissaolojen hallinta
Osaamisen kehittämisessä turvallisuuskoulutukset ja harjoitukset on syytä aikatauluttaa osaksi normaalia henkilöstön kehittämissuunnitelmaa. Poissaolojen hallinnassa puolestaan varhaisen tuen mallit ja uhka- tai väkivaltatilanteiden jälkihoito ovat konkreettisia kohtia, joissa turvallisuusjohtaminen ja HR-prosessit kohtaavat suoraan.
Missä vaiheessa henkilöstöstrategiaa turvallisuuspalvelut kannattaa ottaa mukaan?
Turvallisuuspalvelut kannattaa ottaa mukaan henkilöstöstrategiaan jo suunnitteluvaiheessa, ei vasta sitten, kun ongelma on jo syntynyt. Mitä aikaisemmin turvallisuusnäkökulma on mukana strategisessa suunnittelussa, sitä kustannustehokkaammin riskit voidaan hallita ja ehkäistä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun organisaatio päivittää henkilöstöstrategiaansa esimerkiksi kasvun, rakennemuutoksen tai uuden liiketoiminta-alueen myötä, turvallisuuspalvelujen integrointi tulee ottaa osaksi samaa prosessia. Esimerkiksi nopea henkilöstön kasvu lisää perehdytyksen ja kulunvalvonnan tarvetta. Etä- ja hybridityön lisääntyminen puolestaan muuttaa tietoturvan ja toimitilaturvallisuuden vaatimuksia.
Jos turvallisuuspalvelut otetaan mukaan vasta reaktiivisesti jonkin tapahtuman jälkeen, organisaatio on jo menettänyt mahdollisuuden ennaltaehkäisyyn. Proaktiivinen ote on sekä taloudellisesti järkevämpi että henkilöstön hyvinvoinnin kannalta parempi valinta. Me Takanalla autamme yrityksiä tunnistamaan oikean ajankohdan ja tavan integroida turvallisuus osaksi strategiaa juuri heidän tarpeisiinsa sopivalla tavalla.
Kuka organisaatiossa vastaa turvallisuuspalvelujen ja henkilöstöstrategian yhteensovittamisesta?
Vastuu turvallisuuspalvelujen ja henkilöstöstrategian yhteensovittamisesta kuuluu tyypillisesti HR-johdolle ja turvallisuuspäällikölle yhdessä, mutta viime kädessä omistajuus on ylimmällä johdolla. Ilman johdon sitoutumista yhteensovittaminen jää helposti irrallisiksi toimenpiteiksi eikä muutu osaksi organisaatiokulttuuria.
Käytännön toteutuksessa vastuunjako voi näyttää seuraavalta:
- Ylin johto asettaa suunnan ja varmistaa, että turvallisuus on osa yritysstrategiaa
- HR-johto vastaa siitä, että turvallisuusnäkökulma on mukana kaikissa henkilöstöprosesseissa
- Turvallisuuspäällikkö tai ulkoinen turvallisuuskumppani tuo asiantuntemuksen ja tukee käytännön toteutusta
- Esimiehet vastaavat arjen turvallisuuskulttuurin rakentamisesta omissa tiimeissään
Monissa organisaatioissa turvallisuusosaaminen on hajautunut tai sitä ei ole riittävästi talon sisällä. Tällöin ulkoinen kumppani voi täydentää organisaation omaa osaamista ja toimia yhdistävänä lenkkinä HR-johdon ja turvallisuusjohtamisen välillä. Oleellista on, että vastuut on selkeästi määritelty ja yhteistyö on säännöllistä, ei pelkästään kriisitilanteissa aktivoituvaa.