Työnantaja saa tarkistaa työntekijästä vain sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä työsuhteen kannalta ja joiden keräämiseen on laillinen peruste. Suomessa henkilötietojen käsittelyä työsuhteessa säätelee tiukka lainsäädäntö, joka rajaa selvästi, mitä tietoja saa kerätä, miten ja milloin. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeisimmät kysymykset työnantajan oikeuksista taustatarkistuksiin ja henkilötietojen keräämiseen.
Mitä lakeja työnantajan tiedonkeruuta sääntelee?
Työnantajan tiedonkeruuta sääntelevät Suomessa ensisijaisesti laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä tietosuojalaki (1050/2018). Nämä lait yhdessä määrittelevät, mitä henkilötietoja työnantaja saa kerätä, miten niitä on käsiteltävä ja millä perusteilla tarkistuksia voidaan tehdä.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä on käytännön kannalta tärkein säädös. Se asettaa ns. tarpeellisuusvaatimuksen: työnantaja saa käsitellä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta. Tämä tarkoittaa, että työnantaja ei voi kerätä tietoja varmuuden vuoksi tai tulevaa tarvetta varten.
GDPR täydentää kansallista lainsäädäntöä erityisesti käsittelyn oikeusperusteiden osalta. Työsuhteessa tyypilliset oikeusperusteet ovat sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteinen velvoite tai työnantajan oikeutettu etu. Pelkkä suostumus ei yleensä riitä perusteeksi, koska työnhakijalla tai työntekijällä ei katsota olevan täysin vapaata harkintaa suhteessa työnantajaan.
Mitä henkilötietoja työnantaja saa laillisesti tarkistaa?
Työnantaja saa tarkistaa henkilötietoja, jotka ovat suoraan yhteydessä työtehtäviin ja työsuhteen ehtoihin. Käytännössä tämä tarkoittaa tietoja, jotka liittyvät hakijan pätevyyteen, työkokemukseen, koulutukseen ja kykyyn suoriutua kyseisestä tehtävästä.
Laillisesti kerättäviä tietoja ovat muun muassa:
- Nimi, yhteystiedot ja henkilöllisyyden varmentamiseen tarvittavat tiedot
- Koulutus- ja työkokemustiedot
- Ammattipätevyydet ja luvat, jos tehtävä niitä edellyttää
- Työsuhteen ehtoihin liittyvät tiedot, kuten pankkitilinumero palkanmaksua varten
- Terveystiedot siltä osin kuin ne ovat välttämättömiä työkyvyn arvioimiseksi kyseisessä tehtävässä
Sen sijaan esimerkiksi poliittiset mielipiteet, uskonnollinen vakaumus, perhesuhteiden yksityiskohdat tai muut arkaluonteiset tiedot eivät kuulu työnantajan laillisesti kerättävissä oleviin tietoihin, ellei tehtävän erityisluonne sitä poikkeuksellisesti edellytä.
Saako työnantaja tarkistaa rikosrekisterin tai luottotiedot?
Työnantaja saa pyytää rikosrekisteriotetta vain tietyissä laissa erikseen määritellyissä tilanteissa, eikä yleisesti kaikissa työsuhteissa. Luottotietojen tarkistaminen on sallittua, mutta sekin edellyttää, että tehtävä on luonteeltaan sellainen, jossa luottotiedoilla on suora yhteys työn suorittamiseen.
Rikosrekisterin tarkistaminen
Rikosrekisteriotteen pyytäminen on mahdollista esimerkiksi silloin, kun tehtävä sisältää työskentelyä lasten kanssa, turvallisuuskriittisiä tehtäviä tai muita erityislaissa säädettyjä tilanteita. Työnantaja ei voi oma-aloitteisesti hakea rikosrekisteritietoja, vaan hakija toimittaa otteen itse. Työnantajan on kerrottava hakijalle etukäteen, miksi ote pyydetään.
Luottotietojen tarkistaminen
Luottotietojen tarkistaminen on sallittua, kun tehtävä edellyttää erityistä luotettavuutta taloudellisissa asioissa, kuten kassanhoitajan, talousjohtajan tai vastaavan roolin kohdalla. Tarkistus edellyttää aina hakijan suostumusta, ja työnantajan on perusteltava, miksi luottotiedot ovat kyseisen tehtävän kannalta tarpeellisia.
Milloin ja miten työnantajan pitää kertoa tarkistuksista?
Työnantajan on kerrottava taustatarkistuksista hakijalle tai työntekijälle ennen kuin tarkistuksia tehdään. Tämä on sekä tietosuoja-asetuksen että lain yksityisyyden suojasta työelämässä edellyttämä velvoite. Läpinäkyvyys on koko prosessin kulmakivi.
Käytännössä ilmoittaminen tarkoittaa seuraavaa:
- Hakijalle kerrotaan rekrytointiprosessin aikana, mitä tietoja tarkistetaan ja miksi
- Tarkistuksen oikeusperuste ja tarkoitus on selitettävä ymmärrettävästi
- Jos tarkistukseen tarvitaan suostumus, se on pyydettävä kirjallisesti ennen tarkistuksen tekemistä
- Tarkistuksessa saatuja tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty
Tietojen säilyttämisessäkin on noudatettava tarpeellisuusperiaatetta. Rekrytointiprosessissa kerätyt tiedot on poistettava, kun niiden käyttötarve on päättynyt, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytysaikaa.
Turvallisuus työpaikalla vaikuttaa myös psykologiseen hyvinvointiin
Fyysisen turvallisuuden varmistaminen työpaikalla ei ole pelkästään lakisääteinen velvoite – sillä on myös merkittävä psykologinen ulottuvuus. Kun työntekijät tietävät, että työnantaja on huolehtinut heidän turvallisuudestaan järjestelmällisesti ja vastuullisesti, syntyy kokemus siitä, että organisaatio välittää heistä aidosti. Tämä tunne on psykologisen turvallisuuden perusta: ihminen voi keskittyä työhönsä täysipainoisesti, kun hänen ei tarvitse kantaa huolta perusturvallisuudestaan. Selkeät toimintamallit, asianmukaiset taustatarkistukset ja avoin viestintä turvallisuuskäytännöistä rakentavat luottamusta koko työyhteisössä. Luottamus puolestaan madaltaa kynnystä ilmaista huolia, ottaa vastuuta ja toimia yhteistyössä – kaikki tekijöitä, jotka vahvistavat sekä yksilön että organisaation suorituskykyä pitkällä aikavälillä.
Henkilötietojen käsittely työsuhteessa on kokonaisuus, jossa yksittäinen virhe voi johtaa merkittäviin seuraamuksiin. Meillä Takanalla autamme yrityksiä rakentamaan selkeitä toimintamalleja, joissa tietosuoja ja turvallisuusvaatimukset kulkevat käsi kädessä arjen päätöksenteon kanssa.