Yritystapahtumien järjestäminen on monimutkainen prosessi, jossa turvallisuusnäkökulmat jäävät usein vähemmälle huomiolle muiden järjestelyjen viedessä huomion. Kuitenkin tapahtumaturvallisuus on kriittinen tekijä, joka vaikuttaa suoraan niin osallistujien kokemukseen kuin yrityksen maineeseen. Yhä useammat yritykset ovat huomanneet, että tapahtumaturvallisuuden ulkoistaminen ammattimaiselle turvallisuustuottajalle ei ainoastaan paranna turvallisuuden tasoa, vaan tuo myös merkittäviä kustannussäästöjä ja tehostaa resurssien käyttöä. Tarkastellaan, miksi tapahtumaturvallisuuden hallinta on haastavaa ja miten sen ulkoistaminen voi tuoda selkeitä etuja yrityksellesi.
Miksi tapahtumaturvallisuuden hallinta on yrityksille haastavaa?
Yritystapahtumien turvallisuuden hallinta vaatii erityisosaamista ja resursseja, joita harvalla yrityksellä on sisäisesti käytettävissä. Erikoisosaamisen puute on merkittävä haaste, sillä turvallisuusalan säädökset ja vaatimukset muuttuvat jatkuvasti. Tapahtumaturvallisuus kattaa useita osa-alueita fyysisestä turvallisuudesta tietoturvaan ja kriisiviestintään, ja näiden kaikkien hallinta vaatii syvällistä asiantuntemusta.
Toinen keskeinen haaste on resurssien sitoutuminen. Yrityksen oman henkilöstön käyttäminen turvallisuustehtäviin sitoo arvokkaita resursseja pois ydinliiketoiminnasta. Lisäksi turvallisuusriskien tunnistaminen vaatii kokemusta ja näkemystä, jota kertyy vain lukuisten erilaisten tapahtumien järjestämisestä. Vastuukysymykset ovat myös monimutkaisia – kuka vastaa, jos jotain tapahtuu? Nämä haasteet yhdessä tekevät tapahtumaturvallisuuden hallinnasta tehtävän, joka kannattaa usein antaa ammattilaisten käsiin.
Kokonaisvaltainen lähestymistapa tapahtumaturvallisuuteen
Ammattimainen turvallisuustuottaja tarjoaa kokonaisvaltaisen lähestymistavan, joka kattaa tapahtumaturvallisuuden kaikki vaiheet. Prosessi alkaa perusteellisella riskikartoituksella, jossa tunnistetaan tapahtuman erityispiirteet ja niihin liittyvät turvallisuusriskit. Tämän pohjalta laaditaan kattava turvallisuussuunnitelma, joka huomioi niin yrityksen omat turvallisuusvaatimukset kuin viranomaismääräykset.
Ennakoiva toimintatapa on avainasemassa onnistuneessa tapahtumaturvallisuudessa. Tähän kuuluu turvallisuuskoulutuksen järjestäminen tapahtuman henkilöstölle sekä operatiivinen turvallisuusjohtaminen itse tapahtumassa. Jälkiarviointi puolestaan mahdollistaa jatkuvan kehittymisen ja oppimisen tulevaisuutta varten. Ammattimaisella otteella varmistetaan, että turvallisuustoimenpiteet ovat oikein mitoitettuja – ei liian vähän, muttei myöskään liian raskaita tapahtuman luonteeseen nähden.
Ulkoistamisen tuomat taloudelliset hyödyt ja kustannussäästöt
Tapahtumaturvallisuuden ulkoistaminen tuo mukanaan konkreettisia taloudellisia etuja. Yksi merkittävimmistä on kiinteiden kustannusten muuttuminen muuttuviksi. Sen sijaan, että yritys investoisi jatkuvasti turvallisuushenkilöstön palkkaamiseen ja kouluttamiseen, se voi hankkia palvelut vain tarpeen mukaan. Tämä johtaa usein huomattaviin kustannussäästöihin, etenkin jos tapahtumia järjestetään epäsäännöllisesti.
Oman henkilöstön keskittyminen ydinliiketoimintaan tehostaa toimintaa ja parantaa tuottavuutta. Ulkoistettu turvallisuuspalvelu tuo myös oikein mitoitetut resurssit – turvallisuushenkilöstöä on aina juuri oikea määrä tapahtuman luonteeseen nähden. Merkittävä säästö syntyy myös ajan käytöstä, kun turvallisuusasioiden suunnitteluun ja viranomaisyhteistyöhön ei tarvitse käyttää omaa työaikaa. Lisäksi ammattimainen turvallisuuden hallinta minimoi riskien toteutumisesta aiheutuvia kustannuksia, jotka voivat pahimmillaan olla moninkertaisia ennaltaehkäiseviin toimiin verrattuna.
Miten aloittaa tapahtumaturvallisuuden ulkoistaminen?
Tapahtumaturvallisuuden ulkoistaminen alkaa huolellisella tarpeiden kartoituksella. Keskustele turvallisuustuottajan kanssa avoimesti tapahtuman luonteesta, koosta, osallistujamäärästä ja erityispiirteistä. Tämän pohjalta ammattilainen pystyy suosittelemaan juuri teidän tarpeisiinne sopivia palveluita. Vastuiden selkeä jakaminen on tärkeää heti yhteistyön alussa – mitkä osa-alueet kuuluvat turvallisuustuottajalle ja mitkä jäävät yritykselle.
Hyvä turvallisuustuottaja sulautuu osaksi tapahtumatiimiä ja mukautuu tilanteen mukaan. Tämä mahdollistaa saumattoman yhteistyön, jossa turvallisuusasiat etenevät järjestelmällisesti samalla kun voitte itse keskittyä tapahtuman ydinsisältöön. Yhteistyön kehittäminen jatkuvaksi prosessiksi, jossa käydään läpi onnistumiset ja kehityskohteet jokaisen tapahtuman jälkeen, luo perustan pitkäaikaiselle kumppanuudelle. Näin turvallisuustuottaja oppii tuntemaan yrityksenne toimintatavat, mikä tehostaa yhteistyötä entisestään.
Onnistunut tapahtumaturvallisuus on näkymätöntä osallistujille, mutta sen puuttuminen huomataan välittömästi.