Tapahtuman turvallisuus hallintaan vaivattomasti
Tapahtuman järjestäminen on monivaiheinen prosessi, jossa voi välillä tuntua siltä, että ilmassa on liian monta palloa samanaikaisesti. Kun aikataulut tiukkenevat ja yksityiskohtia hiotaan, turvallisuus saattaa jäädä taka-alalle – vaikka sen merkitys on tapahtuman onnistumisen kannalta voi olla hyvinkin kriittinen. Juuri tässä kohtaa meidän asiantuntemuksemme tulee mukaan.
Turvallisuusratkaisut ilman stressiä
Monilla tapahtumanjärjestäjillä on erinomainen osaaminen tapahtuman sisällön ja logistiikan hallinnassa, mutta turvallisuussuunnittelu voi viedä paljon resursseja ja aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta tuotannolle. Siinä missä vastuutuottajia on usein logistiikan, F&B:n ja esim. artistien osalta, mutta valitettavan usein turvallisuudelle osaavaa vastuutuottajaa ole. Moni tapahtuma kaipaisikin omaa turvallisuustuottajaa, ja me tuotammekin tämän puuttuvan palan.
Turvallisuuden sujuva hallinta edellyttää saumatonta yhteistyötä eri osapuolten, kuten asiakkaan turvallisuuspäällikön, viranomaisten ja totta kai: muun tuotantotiimin kanssa. Miksi tapahtuman turvallisuussuunnittelusta vastaavat henkilöt jäävät kovin usein ulkokehälle, eivät osallistu tapahtuman suunnitteluun? Tässä lienee meillä turvallisuusalan ihmisillä peiliin katsomisen paikka. Minkälaista arvoa liian usein kuullut ”ei” ja ”ei onnistu” kommentit tuovat? Ala kaipaa turvallisuustuottajan ajattelua, jonka keskiössä on ”kyllä” ja ”totta kai”.
Kun turvallisuussuunnittelu ja sen toteutus annetaan turvallisuustuottajan vastuulle, tapahtumanjärjestäjä voi keskittyä olennaiseen – onnistuneen ja sujuvan tapahtuman luomiseen.
Koska jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, ja tavoittelee huikeita elämyksiä, sitoutuu myös turvallisuustuottaja vahvasti näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Hyvä turvallisuustuottaja ei pelkästään suunnittele viranomaismääräysten mukaisesti, huomioon otetaan myös muut tapahtumaa vaanivat riskit. Onhan turvallisuustuottaja sitoutunut yhtä lailla yhteisiin tavoitteisiin, kuin koko muukin tuotantotiimi, sillä hän on osa tiimiä!
Mitä arvoa turvallisuustuottaja tuo?
- Vähemmän stressiä – Yksi pallo vähemmän ilmassa ja varmasti turvallisuustuottajan hallinnassa.
- Kustannustehokkuus – Turvallisuusasioiden sijaan fokus omaan ydintehtävään.
- Ennakointi ja riskienhallinta – Aina askeleen edellä, ”mitä jos” -hattu päässä.
- Yritysturvallisuuden huomiointi – Organisaation tai loppuasiakkaan omat vaatimukset tulee huomioida, jotta viime hetken yllätyksiltä vältytään.