Tapahtumaturvallisuus on muutakin kuin järjestäjän pakollinen kustannuserä

Järjestyslaki velvoittaa laatimaan yli 200 hengen tilaisuuksiin pelastussuunnitelman. Järjestyksenvalvontaa ja ensiapuvalmiutta edellytetään myös pienemmissä tapahtumissa, kun tietyt kriteerit tapahtuman osalta täyttyvät. Tapahtumaturvallisuus koetaan tapahtumajärjestäjien keskuudessa usein pakolliseksi kulueräksi, joka ei tuota mitään lisäarvoa. Takanalla tapahtumaturvallisuus merkitsee paljon muutakin, kuin järjestyksenvalvojaa seisomassa ovella ja avaamassa ovea. Takanan ydinporukan taustat ovat pääosin puolustusvoimien erikoisjoukoista ja erikoisosaamisalueita ja kokemusta hyödynnetään turvallisuusalaan kokonaisuutena. Takanan turvallisuuspalveluiden tehtävä on tuottaa todellista lisäarvoa tapahtumalle ja sen järjestäjille – tapahtuman osallistujia unohtamatta!

Henkilöresurssit hyötykäyttöön

Takanan henkilöstö pystyy mukautumaan useampiin rooleihin tapahtumissa. Takanan ammattilaiset huolehtivat ennen kaikkea turvallisuudesta, mutta toimivat myös tapahtumatuottajan reaktiivisena lisäkätenä ongelmien ratkaisemisessa, joita tapahtumissa aina ilmenee. Takanan turvallisuustuottajat vastaavat asiakkuudesta, sen suunnittelusta ja ovat aina tapahtumassa fyysisesti paikalla.

Turvallisuushenkilö on usein ensimmäinen ihminen, jonka tapahtuman vierailijat kohtaavat. Takanan ammattilaiset integroituvat luontevaksi osaksi tapahtumatuotantotiimiä. He pystyvät tekemään ja reagoimaan asioihin jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa sekä itse tapahtuman aikana; tilanteisiin, joihin ei tapahtumajärjestäjällä välttämättä ole proaktiivista resurssia omasta takaa.

  • Kykenemme tekemään muutakin, kuin järjestyksenvalvontaa. Esimerkiksi yritystapahtumat ovat usein itsessään aika rauhallisia ja järjestyksenvalvojilla ei sikäli ole välttämättä suurempia tehtäviä, eli heille voidaan ohjata myös muuta tehtävää, kun palvelun tilaa meiltä. Palveluasenne ja asiakaslähtöisyys ovat toimintamme kulmakiviä, kertoo Takanan turvallisuusasiantuntija ja osakas Juha Stark.

Monissa tapahtumissa esimerkiksi tilan järjestys vaihtuu tapahtuman aikana. Takanalta saa tarvittaessa vaikkapa roudausapua. Tällöin ei tarvitse palkata erillisiä ihmisiä hoitamaan roudausta ja vältytään tuplakustannuksilta.

  • Kesällä meidät pyydettiin mukaan toteuttamaan erään kansainvälisen yrityksen johtoryhmän seikkailupäivää. Suunnitteluvaiheessa tilanne muuttuikin niin, että päädyimme vastaamaan kokonaisvaltaisesti päivän aktiviteeteista tapahtumassa. Tämä kertoo hyvin asiakaslähtöisyydestämme. Jos meiltä jotain palvelua halutaan, niin sitten me etsimme oikeat henkilöt näitä toteuttamaan, Stark linjaa.

Osaavat ensihoitoammattilaiset toiminnan keskiössä

Takanan ydinhenkilöstössä työskentelee ambulanssi- ja palomies -taustaisia henkilöitä, joten ensihoito-osaaminen onkin tapahtumissa ensiluokkaista.

  • Isommissa tapahtumissa ei tarvitse olla erillistä ensiapuhenkilöä, joka päivystää vain EA-pisteellä. Meillä on tapahtumissa turvallisuushenkilöstö, joka omaa ensihoitokoulutuksen ja tuomme aina omat ensihoitoreput ja deffat mukana, Stark kertoo.

Esimerkkinä Stark mainitsee myös, että jos joku vaikkapa yrityksen saunatilaisuudessa pyörtyy tai saa sairauskohtauksen, niin Takanan kanssa toimiessa ei tarvitse miettiä, mistä avun saa paikan päälle, sillä apu ja ammattilaiset on siellä jo valmiina. Henkilö voi olla se samainen ammattilainen, joka toimii toisena päivänä ambulanssissa viran puolesta.

  • Monissa yritystapahtumissa halutaan tehdä erilaisia aktiviteetteja, voi olla vesielementtiä, mennään melomaan tai kiipeilemään ja niin edelleen. Takanan henkilöstö on tämän tyylisissä tilanteissa ollut useasti mukana ja ensihoitohenkilö pystyy tarvittaessa paikkailemaan ja arvioimaan vamman jatkohoitotarpeen, jos tulee haavereita.

Tapahtumaturvallisuus on osa yrityksen jatkuvuuden- ja maineenhallinnan kokonaisuutta

Koronarajoitusten kevennyttyä yritykset haluavat järjestää kasvavissa määrin väliin jääneitä kesäpäiviä, seminaareja ja muunlaisia tapahtumia. Nämä tapahtumat olisikin hyvä huomioida muun muassa jatkuvuudenhallinnan näkökulmasta.

  • Jos koko yrityksen henkilöstö on samassa paikassa samaan aikaan, on ymmärrettävä se, että tapahtumaturvallisuuteen on suhtauduttava vakavasti. Sehän voi pahimmillaan lamauttaa koko firman ydinliiketoiminnan, jos jotain sattuisi, Stark toteaa.

Tarvittaessa Takanan ammattilaiset tekevät myös henkilöturvallisuuden ja – suojauksen toimeksiantoja. Tällaisesta esimerkkinä voi toimia vaikkapa yritysten yhtiökokoukset, kansainväliset vaikutusvaltaiset vieraat tai poliittiset tapahtumat. Stark kertoo, että viranomaiset vastaavat ministereiden ja valtiovieraiden turvallisuusjärjestelyistä, mutta yritykset joutuvat itse miettimään toimintoihinsa liittyviä turvallisuusriskejä ja varautumistaan omissa tapahtumissaan.

  • Suomessa turvallisuuteen suhtaudutaan ylipäätään aika kustannuskriittisesti. Suomi on yksi maailman turvallisimmista maista. Usein luotetaan siihen, että kun ei aiemminkaan ole sattunut mitään, niin tuskin nytkään. Yrityksen tai muun toimijan mainehaitat voivat olla isoja, jos tapahtumissa sattuisi jotain turvallisuuspoikkeamia. Esimerkiksi energiateollisuuden tapahtumat ja tilaisuudet kiinnostavat erilaisia luonnonsuojelujärjestöjä, jotka ovat olleet valmiita hyvinkin radikaaleihin toimiin ja mielenilmauksiin, Stark linjaa.