Eettinen ilmoituskanava on merkittävä osa organisaation luotettavuutta ja sen sosiaalista vastuuta. Monella toimialalla on jo vaatimus ilmoituskanavan käytöstä, ja EU:n whistleblow -direktiivin voimaantulo myös Suomessa tekee kanavan pakollisiksi suurelle osalle organisaatioista.

– Julkisen sektorin osalta kanava on otettava käyttöön kolmen kuukauden kuluessa lain voimaantulosta, lakiesitys on annettu eduskunnalle 19.9.22

– Yksityisen sektorin organisaatioilla ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 17.11.2023

Tarjoamme tarpeisiinne sopivan ratkaisun Whistleblower ilmoituskanavan käyttöönottoon ja hallintaan

Lain edellyttämät toimenpiteet

Laki velvoittaa yli 50 henkilön yksityisen ja julkisen sektorin organisaatiot perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytösilmoitusten vastaanottamiseksi. Lisäksi organisaatioiden tulee rakentaa prosessit ilmoitusten käsittelyyn, määrittää vastuuhenkilöt ja tiedottaa ilmoituskanavasta henkilökunnalle.

Millaisia toimijoita laki koskee?

Yksityisen sektorin toimijoihin kuuluvat mm. yhtiöt, yritykset, säätiöt, osuuskunnat ja yhdistykset, sekä voittoa tavoittelemattomat yhteisöt, kuten kirkko ja seurakunnat. Julkisen sektorin organisaatioihin kuuluvat mm. valtio ja kunnat, mukaan lukien valtion hallinto, yliopistot, Kansaneläkelaitos, valtion liikelaitokset ja sosiaaliturvarahastot. Kuntiin ja kuntayhtymiin kuuluvat kunnan hallinto, kunnallinen koululaitos, kuntien ja kuntayhtymien palvelulaitokset ja toimipaikat. Laki koskee myös yhtiömuotoisia kuntasektorin toimijoita, kuten terveyskeskuksia, sairaaloita, päiväkoteja sekä kuntien ja kuntayhtymien liikelaitoksia.

Lisäksi laki määrittää korkean riskin toimialat, joilla on koosta riippumatta velvollisuus perustaa ilmoituskanava.

Kenen tulee voida jättää ilmoitus?

Minimissään organisaation tulee tarjota ilmoitusmahdollisuus nykyisille työntekijöilleen.  Laki suojaa myös:

  • nykyisiä ja entisiä työntekijöitä sekä työnhakijoita
  • vapaaehtoistyöntekijöitä ja harjoittelijoita
  • alihankkijoiden ja toimittajien palveluksessa olevia työntekijöitä
  • osakkeenomistajia

Ellei sisäistä ilmoituskanavaa ole, tai se on perustettu vain henkilöstön käyttöön, muut edellä mainitut henkilöt voivat ilmoittaa asiastaan viranomaisen ilmoituskanavassa. Huomioon otettavaa on, että organisaatioiden 3 kuukauden yksinoikeus tutkintoihin syntyy vain sisäisen ilmoituskanavan kautta.

Käytännön toimenpiteet

1. Valitaan tai rakennetaan tekninen ratkaisu ilmoituskanavaksi.

    • Laki edellyttää, että ilmoitus voidaan tehdä luottamuksellisesti ja henkilötiedot on pidettävä salassa. Lisäksi tietojen tulee olla ainoastaan niiden henkilöiden saatavilla, jotka on oikeutettu käsittelemään ilmoituksia tai tekemään jatkotoimenpiteitä.
    • Kanavan rakentamisen vaatimien resurssien vuoksi useimmille organisaatioille on kustannustehokasta valita olemassa oleva ilmoituskanava, joka räätälöidään organisaation käyttöön. Tällainen on esim. Keskuskauppakamarin Ilmoituskanava-palvelu.2. Rakennetaan prosessit ilmoitusten käsittelyyn, määritetään vastuuhenkilöt ja tiedotetaan ilmoituskanavasta henkilökunnalle ja muille sidosryhmille.

2. Laki määrittää vaatimukset ilmoitusten käsittelyyn. Lisäksi ammattitaitoinen ilmoitusten käsittely on kriittistä lisävahingon estämiseksi, niin ilmoitusta koskeville henkilöille kuin organisaatiollekin.

    • Vääränlainen käsittely voi aiheuttaa mm. merkittävää mainehaittaa niin henkilöille kuin organisaatioillekin.

3. Laaditaan tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (DPIA) ennen ilmoituskanavan käyttöönottoa.

    • Ilmoituksen käsittelystä syntyy henkilö rekisteri ja organisaatiosta rekisterinpitäjä. Vaikutustenarviointi auttaa rekisterinpitäjää tietosuojalainsäädännön vaatimusten noudattamisessa, sen dokumentoinnissa ja osoittamisessa

4. Huomioidaan YT- lain mukaiset YT-menettelyvaatimukset.

    • ilmoituskanavan käyttöönotto edellyttää yhteistoimintamenettelyä.

Lisää aiheesta: Väärinkäytös­ilmoituksen tutkinta | Takana